Zapytanie Ofertowe nr 2/2019

Dotyczy realizacji usługi wynajęcia pełnej zabudowy stoisk targowych oraz ich wyposażenia na  5 imprez targowo-wystawienniczych w 2019 ,2020 i 2021 roku, w których firma Gena Katarzyna Zaręba będzie uczestniczyła w Europie.

  1. Termin składania ofert: Od dnia 31.07.2019 do dnia 7.08.2019 r.
  2. Nazwa zamawiającego: Gena Katarzyna Zaręba
  3. Miejsce i sposób składania ofert: Drogą mailową na adres contact@gena.pl lub katarzyna@gena.pl, pocztą tradycyjną lub osobiście w siedzibie firmy Gena przy ul. Kokoszków 54F, 34-400 Nowy Targ
  4. Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia: Katarzyna Zaręba, e-mail katarzyna@gena.pl, telefon: 502 478 846
  5. Skrócony opis przedmiotu zamówienia: Zapytanie dotyczy następujących imprez targowo-wystawienniczych:

1. Targi Formex 2019 ,Sztokholm, Szwecja, w terminie 20-23.08.2019 r.

2. Targi Ispo 2020 Monachium, Niemcy, w terminie 26-29.01.2020r.

3. Targi Mifur S.r.l 2020, Mediolan, Włochy w terminie 20-23.02.2020 r.

4. Targi Formex 2020 ,Sztokholm, Szwecja, w terminie nie wcześniej niż 1.08.2020i i nie później niż 30.08.2020. Na dzień złożenia zapytania ofertowego nie określono konkretnej daty targów, dlatego przyjęto ramy czasowe, w których targi zostaną przeprowadzone. (targi  Formex 2020)

5. Targi Ispo 2021 Monachium, Niemcy, w terminie nie wcześniej niż 15.01.2021 i nie później niż 20.02.2021 r.  Na dzień złożenia zapytania ofertowego nie określono konkretnej daty targów, dlatego przyjęto ramy czasowe, w których targi zostaną przeprowadzone.  (targi ISPO Monachium 2021)
Zakres usług:
1. Wynajem całej zabudowy powierzchni wystawienniczej
2. Wynajem ekspozytorów i wyposażenia stoiska targowego

6. Miejsce realizacji zamówienia: W zależności od targów, miejsce realizacji to w Europie: Sztokholm (Szwecja) , Monachium (Niemcy),  Mediolan (Włochy)

Opis przedmiotu zamówienia

  1. Cel zamówienia

Celem zamówienia jest realizacja zadań w ramach projektu, dotyczących wynajmu zabudowy powierzchni wystawienniczej oraz wynajmu wyposażenia stoiska targowego na 5 imprezach targowo- wystawienniczych, odbywających się na terenie Europy w których firma Gena będzie uczestniczyła  w charakterze wystawcy.

Wynajmem całkowitej zabudowy i wyposażenia dotyczy targów:

– Targi Ispo Monachium, Niemcy, w terminie 26-29.01.2020r. montaż 24-25.01.2020, demontaż 30.01.2020 r.

– Targi Mifur S.r.l, Mediolan, Włochy w terminie 20-23.02.2020 r. montaż 18-19.02.2020, demontaż 24.02.2020 r.

– Targi Ispo Monachium, Niemcy, w terminie nie wcześniej niż 15.01.2021 i nie później niż 20.02.2021. Na dzień złożenia zapytania ofertowego nie określono konkretnej daty targów, dlatego przyjęto ramy czasowe, w których targi zostaną przeprowadzone.   Targi trwają 4 dni, na montaż zaplanowane są 2 dni przed  datą rozpoczęcia targów, na demontaż 1 dzień po zakończeniu trwania targów.(Targi ISPO Monachium 2021)

Wynajem wyposażenia stoiska targowego obejmuje poniższe imprezy targowo- wystawiennicze:

– Targi Formex, Sztokholm, Szwecja, w terminie 20-23.08.2019 r. montaż 18-19.08.2019, demontaż 24.08.2019 r.  (Targi  Formex 2019)

– Targi Formex ,Sztokholm, Szwecja, w terminie nie wcześniej niż 1.08.2020  i nie później niż 30.08.2020. Na dzień złożenia zapytania ofertowego nie określono konkretnej daty targów, dlatego przyjęto ramy czasowe, w których targi zostaną przeprowadzone. Targi trwają 4 dni, na montaż zaplanowane są 2 dni przed  datą rozpoczęcia targów, na demontaż 1 dzień po zakończeniu trwania targów. (Targi  Formex 2020)

  • Przedmiot zamówienia

Przedmiot zapytania i obowiązki Wykonawcy:
1. Wynajem zabudowy powierzchni wystawienniczej
Kody CPV usług:
79950000-8- Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
79931000-9-Usługi dekoracji wnętrz
39154000-6 – Sprzęt wystawowy

2. Cena za wynajem powinna obejmować:
– wykonanie projektu stoiska zgodnie z otrzymanymi od Zamawiającego założeniami
– wykonanie zabudowy stoiska z wyposażeniem zgodnie z projektem, w tym montaż i demontaż

– Wyposażenie stoisk na wybranych targach w niezbędne meble, ekspozytory, wieszaki (montaż  i demontaż)

– pomoc w zamówieniu usług technicznych na stoisko (podłączenie prądu itp.)

– wykonanie instalacji oświetleniowej i elektrycznej na stoisku
– nadzór techniczny nad stoiskiem podczas eksploatacji

3. Zabudowa powinna zostać opatrzona wizualizacją graficzną, związaną z dofinansowaniem projektu ze środków UE zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz Rozporządzeniem Wykonawczym Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. oraz informacjami zawartymi na stronie:

https://www.rpo.malopolska.pl/realizuj-projekt/poznaj-zasady-promowania-projektu/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow-dla-umow-podpisanych-od-1-stycznia-2018-r

Kolorystyka i grafika zabudowy powinna być zgodna z kolorystyką pozostałych materiałów promocyjnych firmy Gena.

4. Informacje dodatkowe

• stoisko powinno mieć możliwość dostosowania do wymiarów podawanych przez organizatora targów po przydzieleniu konkretnej lokalizacji. Przykład- załącznik nr 1-Plan lokalizacji na targach ISPO;

• wyposażenie stoiska powinno być zgodne z kolorystyką i wizerunkiem  marki  Gena. Przykładowa wizualizacja stoiska – załącznik nr 2 .

• Wielkość stoiska ISPO to ok 20m2 (4x5m, stoisko szeregowe otarte na jedną stronę na ścianie 4m), wysokość max. do 3 m, przy czym ostateczna powierzchnia każdego ze stoisk będzie znana po przydzieleniu konkretnych lokalizacji na poszczególne targi

• W skład zabudowy stoiska ISPO 2020 i 2021  wchodzi podłoga i wykładzina, ściany, zaplecze o wielkości 2x1m oraz wyposażenie stoiska (ekspozytory na czapki na min. 80 szt. czapek), manekiny ok 2 szt., półki, lustra w tym 1 duże i dwa małe, regały, wieszaki na kożuchy na min. 30 szt. produktów, wyspa i min. 5 krzeseł, materiały reklamowe tj. logo, banery, dekoracja stoiska, skrzynia, plakat informujący do dofinansowaniu, oświetlenie)

• W skład zabudowy stoiska Mifur S.r.l. 2020 wchodzi podłoga i wykładzina, ściany, zaplecze o wielkości 2x1m oraz wyposażenie stoiska (ekspozytory na czapki na min. 80 szt. czapek), manekiny ok 2 szt., półki, lustra w tym 1 duże i dwa małe, regały, wieszaki na kożuchy na min. 30 szt. produktów, wyspa i min. 5 krzeseł, materiały reklamowe tj. logo, banery, plakat informujący do dofinansowaniu, oświetlenie)

• W skład wyposażenia stoisk  na targi Formex 2019 i 2020 Sztokholmie (7m x 4,3 m) wchodzi:  wykładzina (7m x 4,3m ), oświetlenie , podwójne łóżko ze składanym materacem, stół, 4 krzesła, 2 fotele, 2 stoliki , stojak na skóry 3 szt., lustro, ekspozytory na katalogi, materiały reklamowe tj. logo, banery, plakat informujący do dofinansowaniu,)

• Całość zabudowy stoiska i  wyposażenia jest własnością Wykonawcy – wszelkie uszkodzenia podczas montażu będą naprawiane na koszt Oferenta bądź jego firmy ubezpieczeniowej

  • Kod CPV

79950000-8

  • Nazwa kodu CPV

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

  • Harmonogram realizacji zamówienia

• Planowany termin podpisania umowy i rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy: 09.08.2019 r.
• Termin zakończenia realizacji przedmiotu umowy: zgodnie z poszczególnymi zleceniami, jednak nie później niż do 28.02.2021 r.

  • Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Oferent powinien prowadzić działalność zgodną z przedmiotem niniejszego zapytania. ( zał. nr 3- Formularz ofertowy wraz z oświadczeniami)

  • Wiedza i doświadczenie

Oferent winien posiadać doświadczenie niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego (zał. 3 – Formularz ofertowy  wraz z oświadczeniami).

  1. Potencjał techniczny

Oferent winien posiadać potencjał techniczny niezbędny do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego (zał. 3 – Formularz ofertowy  wraz z oświadczeniami).).

  • Osoby zdolne do wykonania zamówienia

Oferent winien posiadać wykwalifikowaną kadrę, niezbędną do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego (zał. 3 – Formularz ofertowy  wraz z oświadczeniami).)

  • Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Oferent winien posiadać środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego (zał. 3 – Formularz ofertowy  wraz z oświadczeniami).)

  • Warunki zmiany umowy

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku zaistnienia okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, np. termin realizacji zamówienia, warunki płatności, zmiana wartości zamówienia wynikająca ze zmniejszenia/rozszerzenia zakresu rzeczowego.

  • Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Załącznik 3 – Formularz ofertowy z oświadczeniami.

  • Wymagania dotyczące oferty

Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym wraz z oświadczeniami, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania i zawierać następujące informacje:

– datę przygotowania oferty

– okres ważności oferty  (nie krócej niż 30 dni)

– nazwę i adres oferenta, pieczęć firmową i podpis oferenta

– zakres usługi

– cenę netto wykonania poszczególnych usług oraz łączną cenę netto za wszystkie usługi

– termin płatności

Zamawiający może uznać ofertę za nieważną jeżeli została złożona po terminie lub nie spełnia warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym

  • Kary Umowne

Informujemy, że umowa z Wykonawcą będzie zawierała kary umowne w przypadku niespełnienia następujących warunków:

– Niewykonania zabudowy w czasie zawartym w umowie- 100% wartości usługi + zwrot kosztów poniesionych przez Zamawiającego wynikających z wynajmu powierzchni, usług technicznych, transportu i noclegów

– Nienależyte wykonanie zabudowy stoiska: usterki, pęknięcia, 20% wartości usługi

– niekompletne wyposażenie stoiska, niezgodnie z zatwierdzonym projektem (brak elementów wyposażenia)- 10% wartości usługi + koszt wynajmu niezbędnego wyposażenia od organizatora targów

– dostarczenie elementów stoiska, które wykazują znaki znacznego zużycia (rysy, pęknięcia, zabrudzenia)- 10% wartości usługi

  • Upublicznienie oferty

Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej www.gena.pl, zapytanie znajduje się także w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym, a także na stronie www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl

  • Ocena oferty
  • Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji
  • Cena: 90pkt
    (Najniższa cena/badana cena) x 90 
  • Termin płatności: 10 pkt.
    do 30 dni – 0 pkt.
    31-45 dni – 5 pkt.
    46-60 dni i więcej – 10 pkt.

Łączna ocena obejmie sumę punktów uzyskanych przez ofertę w kryteriach pkt 1.-2. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując powszechne zasady zaokrąglania.

Z Oferentem, którego oferta uzyska najwyższą sumę punktów w ocenie łącznej, zostanie zawarta umowa na realizację zadań objętych niniejszym zapytaniem ofertowym.

3. Ocena oferentów zostanie dokonana nie później niż do dnia 08.08.2019. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach przeprowadzonego postępowania bez zbędnej zwłoki, za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adresy osób wskazanych w ofertach. Wyniki postępowania zostaną także upublicznione na stronie internetowej firmy  oraz w siedzibie firmy

Zamawiający wykluczy Wykonawcę z postępowania, w przypadku niespełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa powyżej oraz niezłożenia oświadczeń, zgodnie z załącznikiem nr 3  (Formularz ofertowy wraz z  załącznikami )do niniejszego zapytania ofertowego. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

  • Wykluczenia

Zamawiający zastrzega iż może unieważnić  postępowanie na każdym jego etapie, w tym także po terminie składania ofert, bez podania przyczyn.

  • Zamawiający (beneficjent)
  • Nazwa: Gena Katarzyna Zaręba
  • Adres :Kokoszków 54F; 34-400 Nowy Targ
  • Numer telefonu i Fax: Tel. +48 18 26 651 50 ; Fax +48 18 26 699 98
  • NIP: PL7352245520
  • Tytuł projektu: Pozyskanie nowego rynku- Szwecja oraz budowanie konkurencyjności firmy Gena na rynkach niemieckim i włoskim”
  • Numer projektu: RPMP.03.03.02-12-0742/18-00